Vom Traditionsunternehmen zum Activity-Based-Workingspace

Hello New Mindset:

Ein mittelständisches Traditionshaus für die digitale Zukunft fit machen. Das VDI Wissensforum in Düsseldorf hat diesen Transformationsprozess vor rund zwei Jahren begonnen und nun erfolgreich abgeschlossen.

Der Auslöser:

„Wie können wir weiter wachsen und wie möchten wir zukünftig arbeiten?“. Eine Frage die im VDI Wissensforum im Jahr 2016 einen Wendepunkt markiert. Wachstum und Digitalisierung erfordern es Arbeit neu zu denken: Neue Arbeitswelten, IT-Konzepte und Führungskulturen.

Das Düsseldorfer Unternehmen ist eine selbständige GmbH unter dem Dach des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI). Es ist einer der führenden deutschen Weiterbildungsanbieter für Ingenieure sowie technische Fach- und Führungskräfte mit mehr als 1.750 Veranstaltungen pro Jahr – mit ständig wachsendem Portfolio. Mit fast 140 Mitarbeitern im Jahr 2018 hat sich die Zahl der Angestellten seit 2013 nahezu verdoppelt.

Mit diesem rasanten Wachstum und der voranschreitenden Digitalisierung zeigte sich bereits 2016, dass man eine Neuaufstellung benötigte. Innerhalb der alten Strukturen waren die Grenzen des Wachstums erreicht.

Sich der digitalen Transformation zu stellen, bedeutet aber nicht nur technischen Wandel, sondern auch einen Wandel in der Führung und im Zusammenarbeiten, der internen Kultur sowie ein neues Raumkonzept.

Die Räumlichkeiten vor dem Umbau
Die Räumlichkeiten vor dem Umbau

Das Konzept basiert auf den drei Bereichen: Cultural Change, Places und Tools. Diese bilden die Basis der neuen Unternehmenskultur.

Cultural Change

Das ist die digitale Roadmap als Kompass für die digitale Transformation, getrieben durch die Mitarbeiter: Zentrales Ziel – Mitarbeiter gestalten statt verwalten. Die Weiterentwicklung der Organisation wird vorangetrieben durch Abflachung der Hierarchien und die stetige Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Die Chefs übertragen ihnen erheblich mehr Verantwortung und lassen sie selbständig Entscheidungen treffen. Hinzu kommt eine neu etablierte Duzkultur, dezentrale Kommunikation sowie Selbstorganisation. Neue, agile Projektteams mit wechselnden Verantwortlichen ersetzen starre Chef-Strukturen und ermöglichen kreative Produktentwicklung in kürzerer Zeit.

Places

Gemeinsam Neues erschaffen

Die Umgestaltung der alten Büros mit zahlreichen Wänden und kleinen Räumen wurde von  den Mitarbeitern angetrieben. In der frühen Planungsphase des Umbaus gab es zwei Leitfragen:

  1. Wo und wie habe ich die Zukunft schon einmal erlebt?
  2. Wo und wie ist mein bester Ort zum Arbeiten?
Die Planungsphase

Schnell stellte sich heraus, dass eine flexible Fläche notwendig ist. Denn einerseits wollte man nah bei den Kollegen sein, um sich schnell und unkompliziert austauschen zu können, aber andererseits musste es Rückzugsflächen geben, um konzentriert zu arbeiten.

Die Workshops

In einem Explore Workshop bauten die Mitarbeiter ihre zukünftigen Arbeitsplätze aus Lego-Bausteinen in Miniatur vor. Dies gab ihnen einen ersten Überblick und Eindruck. Damit nicht genug. In einer alten Lagerhalle bauten sie ihre zukünftigen Arbeitsplätze 1:1 aus Pappe nach, um das Raumkonzept ganz real zu erfahren.

Das Ergebnis

Aus der Pappe wurde Realität. Entstanden sind moderne Räumlichkeiten,die jedem Einzelnen die Möglichkeit bieten, so diskret wie möglich, aber auch so transparent wie nötig zu arbeiten. Das Konzept nennt sich Activity-Based-Working mit drei verschiedenen Ebenen: Kollaboration, Kommunikation und Konzentration. Das heißt es gibt Bereiche, wo konzentriertes Arbeiten in Stille möglich ist wie z.B. in einer eigens gebauten Bibliothek, es gibt Zonen in denen kollaborativ an Projekten gearbeitet wird, wie z.B. einem Scrum Raum oder einer Projektbank und es gibt kommunikative Bereiche wie z.B. gemeinsame Schreibtische oder ein Wohnzimmer.

Die Planungsphase
Die Planungsphase

Tools

Darüber hinaus wurde die Technik grundsätzlich erneuert. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit einem Surface Notebook, es gibt Video-Konferenzen, Surface-Hubs, neue Produktionssysteme und vieles mehr. Auch das Arbeiten wurde flexibel. Neben der Clean Desktop-Policy im Büro wurde Mobiles Arbeiten, etwa von zuhause oder unterwegs, eingeführt. Darüber hinaus hielten neue Arbeitstechniken wie z.B. Scrum oder Design Thinking Einzug. Sie befähigen die Mitarbeiter weiter zu Kreativität und zur Entwicklung neuer Veranstaltungen und Produkte in kürzerer Zeit.

Aufenthaltsraum
Arbeitszimmer
Büro
Wissensforum VDI

Learnings:

Insbesondere die interdisziplinären Teams haben die Neuaufstellung erfolgreich gemacht, da es von Beginn des Projektes ganzheitlich gedacht wurde. Alle Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter konnten so berücksichtigt werden und sind schon in der Planungsphase miteinbezogen worden. Darüber hinaus haben die konstante Selbstreflektion und Feedbackrunden positive Effekte gezeigt: Frühzeitig konnten so Feinabstimmungen vorgenommen werden. Das wichtigste Learning ist jedoch die Erkenntnis, dass der Mitarbeiter im Fokus stehen muss. Er ist der zentrale Schlüssel für Veränderung und Kreativität und somit für Innovationen. Der durch das Projekt „VDI-Wissensforum 4.0“ ausgelöste, unmittelbare Dialog zwischen Mitarbeitern aller Abteilungen untereinander sowie mit der Geschäftsführung, hat bei den Mitarbeitern zu einer Anreicherung an Ideen und Vorschlägen, einem Gefühl einbezogen zu sein und allem voran einem sehr positiven Teamspirit geführt.

Wohnzimmer

„Fehler“:

Neue Räume allein bedeuten nicht automatisch einen Kreativitätszuwachs. Der Scrum-Raum im VDI Wissensforum sah zu Beginn vor allem modern aus, doch wussten die wenigsten Mitarbeiter wie Scrum als Arbeitsweise überhaupt funktioniert. Diese Techniken mussten die Mitarbeiter erst noch erlernen. Dabei halfen New Work-Profis, die Schulungen im Bereich Scrum, Design-Thinking, usw. gaben. Hier erlernten sie die Techniken, welche sie nun gewinnbringend in bei ihren eigenen Aufgaben einsetzen können. Der größte ‚Fehler‘ jedoch, sofern man dabei überhaupt von einem Fehler sprechen kann, so glaubt man im VDI Wissensforum, war es mit der Neuaufstellung bis 2016 zu warten.

Neues Knowhow weitergeben an Ingenieure

„Ich bin sehr stolz auf mein Team: Der Umsatz wächst weiter, in nicht einmal zehn Jahren haben wir die Mitarbeiterzahl mehr als verdoppelt. Sie sind kreativ, agil und haben inspirierende Ideen für die Zukunft“, so Taubitz. Der Umsatz ist auf 35 Millionen Euro angewachsen – Tendenz steigend. Der Mut hat sich bezahlt gemacht.

Die Mitarbeiter des Wissensforums sind von ihrem New Work-Projekt so überzeugt, dass sie ihr neugewonnenes Knowhow umgehend weitergeben an ihre Kunden, die Ingenieure. Aus diesem Grund haben sie eine neue Veranstaltung kreiert, in der es um New Work für Ingenieure geht. Das New Work Event #nwing richtet einen 360-Grad-Blick auf den aktuellen Kulturwandel der Ingenieure, ihre Arbeit, Aus- und Weiterbildung sowie auf die Zukunft der Unternehmen.

 

*Fotoverweis: VDI Wissensforum

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Autor/in

Thomas Frohn
Thomas Frohn Referent Presse- und Öffentlichkeitsarbeit VDI Wissensforum GmbH E-Mail: Nachricht schreiben Twitter Profil

Referent Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in der VDI Wissensforum GmbH. Vor seinem Wechsel in die PR war er rund zehn Jahre als Journalist bei verschiedenen TV-Sendern tätig.

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