Unser Team von „Zukunft der Arbeit“ testet gerne. Das ist kein Geheimnis. Wir reden nicht nur über die Zukunft der Arbeit sondern leben sie als Pilotprojekt intern auch täglich. Neue Formate, neue Arten der Zusammenarbeit, wir sind immer offen und neugierig, einfach in den Selbstversuch zu gehen. Unsere Erfahrungen teilen wir genauso gern. Und wir denken, es gibt immer noch viele Arten der Zusammenarbeit, die von gestern sind und die nur darauf warten, von uns und vielen anderen Menschen mit einem offenen Mindset geändert zu werden. Neben einer für uns neuen Art der Publikationserstellung (dem Booksprint) haben wir in diesem Jahr auch das erste Mal eine für uns neue Art des Meetings getestet: Was wir daraus gelernt haben?? Dazu gleich mehr! 

Im ersten Halbjahr des Jahres haben wir den Booksprint zur Vereinbarkeit 4.0 erstellt. Wie dies genau ablief, hat Birgit Wintermann bereits für euch zusammengefasst. Diese wunderbare Erfahrung, gemeinsam mit 47 Autoren 50 Beiträge zu erstellen, hat uns bestärkt ein weiteres Format zu testen. Eines, das für uns ganz unerwartet kam:

Das Silent Meeting

Wieso sollten wir ein Treffen initiieren, auf dem man nicht wie gewohnt kommuniziert sondern sich stattdessen teilweise anschweigt? Es kamen viele Fragen auf, als wir uns noch nicht tiefer mit dem Format auseinandergesetzt hatten. Genauere Informationen haben wir über das manifesto zum Silent Meeting gefunden.

Wir haben ein schlagendes Argument gefunden: Stille Arbeitsphasen sind ein Mehrwert für das Ergebnis. Wie oft kommt es dazu, dass man tolle Veranstaltungen oder Workshops besucht, auf denen man aber aus unterschiedlichsten Gründen nicht zu Wort kommt. Weil Monologe gehalten werden oder weil die Diskussion erst richtig in Gang kommt, wenn das Treffen sich schon dem Ende zuneigt.

All diese Stolpersteine, die Ideen oder Impulse unterbrechen können, kann man in Silent Meeting aus dem Weg gehen. DENN: Jeder kommt zu Wort. Nur eben nicht verbal, sondern über die Tasten seines Notebooks, seines Tablets, seines Endgeräts. Alle sind dabei gleichberechtigt. Es kann keine „Alpha-Tiere“ geben. Hört sich zu gut an, um wahr zu sein?

„SUPER!“, haben wir uns gedacht. Zudem haben wir direkt noch eine schriftliche Zusammenfassung aller Gedanken des Tages, alle Impulse auf einen Blick. Wir haben uns dann gefragt, mit wem wir das mal austesten könnten. Da lag der Gedanke nahe, unsere tolle Autoren-Runde aus dem Booksprint zur Vereinbarkeit 4.0 anzusprechen. Und über die Hälfte unserer Autoren haben sich auf den Weg zu uns nach Gütersloh gemacht.

Konferenzraum? Brauchen wir nicht!

Anfang 2018 sind wir auf unsere Open-Space Fläche umgezogen. Welcher Raum bietet sich also besser an, unser Silent Meeting durchzuführen und unseren Raum für noch mehr als unsere tägliche Arbeit zu nutzen? Wir haben also unsere internen Büroraum für viele Externe geöffnet und haben uns damit im wahrsten Sinne des Wortes tolle Ideen ins Haus geholt.

Vorbereitend auf unser Meeting haben unsere Team-Mitglieder Birgit Wintermann, Anke Hoffmann und Dorothee Kubitza für die Externen eine vorbereitende Arbeitsvorlage erstellt – das sogenannte TableRead. Diese führte nicht nur durch den Tag, sie bot auch erste Leitfragen und Thesen und sicherte einen direkten inhaltlichen Einstieg ins Thema – schon vor dem Start der Veranstaltung.

Atmen ist erlaubt!

Nach einer noch verbalen und freundlichen Vorstellungsrunde aller Autoren und unserer Silent Meeter für diesen Tag ging es also in die erste Arbeitsphase und es wurde still um uns herum.

Den Mitwirkenden fiel es zum größten Teil leicht, in die konzentrierte Arbeitsphase einzusteigen und die Stille wich dem Klicken der Tastaturen. Eine weitere Besonderheit des Meetings und der Arbeitsvorlage, die vorher erstellt wird: Alle arbeiten im gleichen Dokument und sehen live, wie dieses wächst, an welchen Stellen Impulse gegeben, Rückfragen gestellt werden; das Dokument lebt ab der ersten Sekunde und man könnte diese Zusammenarbeit wohl stundenlang weiterlaufen lassen.

Geplant für dieses Meeting waren 3 Arbeitsphasen im Silent Style. Wir sind aber nach 2 Phasen (die erste betrug 40 Minuten, die zweite Phase 30 Minuten) dem Wunsch unserer Gäste nachgekommen und haben die letzte geplante Silent-Phase für eine Diskussion im Plenum genutzt. Unser Learning: Sollte es Regeln für solch ein Format geben, waren wir gewillt, diese im Sinne der Veranstaltung zu brechen.

Unsere Teilnehmer haben uns tolle, positive Rückmeldungen gegeben, aber auch wir haben bemerkt, dass eine „Old School Discussion“ an mancher Stelle keiner digitalen das Wasser reichen kann. Individuell reagieren ist also auch erlaubt!

Einmal ist Keinmal…

Und weil es so schön war, haben wir direkt eine Woche später das Silent Meeting für unsere Expertenrunde Arbeitsrecht genutzt. Es war eine völlig andere Veranstaltung mit anderer Zielsetzung, einem gänzlich unterschiedlichen Teilnehmerkreis. Aber die Erfahrungen waren genauso positiv! Auch für diese Teilnehmer war es das erste Mal, dass sie dieses Format ausprobiert haben – und total überzeugt davon waren! Alle Gedanken konnten einfließen – auch noch im Nachgang. So konnte jeder am Abend nach Hause gehen mit dem Gefühl, alle seine Gedanken einbringen zu können.

Einfach mal machen!

Zusammenfassend können wir dieses Format nur empfehlen, denn:

  • Sowohl online als auch „face to face“ wurden die Hypothesen und offenen Fragestellungen der Veröffentlichung in diesem Meeting live und kollaborativ zusammengetragen und diskutiert,
  • die Begeisterung der Teilnehmer über dieses lebendige und produktive Format führte zu vielen neuen Inhalten,
  • die nun in der Folge vom Team ausgewertet und für die weitere Projektarbeit genutzt werden.
Für die Umsetzung hier noch ein paar praktische Tipps:
  • Überlegt genau, was ihr in der Veranstaltung erreichen wollt. Dabei hilft das im Manifest bereitgestellte Muster für das TableRead. Es kann für alles angepasst werden, zwingt einen aber auch, ganz konkret zu werden. Eine bessere Vorbereitung gibt es nicht!
  • Die Teilnehmer sollten rechtzeitig auf das neue Format vorbereitet werden. Es müssen ja alle ein entsprechendes Endgerät dabei haben – da sollte man ruhig das eine oder andere Mail vorher darauf hinweisen, dass man etwas Neues vorhat.
  • WLAN: Wenn man keine ausreichende Bandbreite bereitstellen kann, macht sich Frust breit. Der Text stockt, es kann nichts eingegeben werden. Also vorher klären, ob die Anzahl an Nutzern auch gut damit arbeiten können.
  • Es sollte ein offenes Online-Dokument für das Table-Read genutzt werden, in dem auch Versionierungen festgehalten werden können. Damit kann man die verschiedenen Stadien und die hinzugekommenen Ideen für die Auswertung besser festhalten. Während der Bearbeitungsphasen haben wir das Dokument auf Vorschlagsmodus gestellt, damit man die Änderungen auch sieht.
  • Wir haben jeweils zwei Silent-Sequenzen durchgeführt, die auch je 30 bis 40 Minuten gedauert haben. Das konzentrierte Arbeiten ermüdet – genauso wie die dann doch schon sehr dichten und inhaltlich tiefen Diskussionen dazwischen und danach. Wir hatten aber in der Planung noch eine dritte Sequenz „in petto“. Das sollte man individuell klären, je nachdem, wie die Stimmung in der Gruppe ist.
  • Für die Teilnehmer sollte auch im Vorhinein ganz klar sein, was im Anschluss mit den Ergebnissen geschieht. Ansonsten besteht das Risiko, dass ein Gefühl aufkommt von:“Jetzt habe ich meine Ideen abgegeben und habe nichts mehr davon…“.
  • Wir haben uns dazu entschieden, das Dokument noch für weitere Bearbeitungen geöffnet zu lassen. Dies haben die Teilnehmer als positiv wahrgenommen. Das gilt insbesondere für diejenigen, die kurzfristig verhindert waren, so aber doch noch teilnehmen konnten.
  • Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren…
  • Und last but not least: Offen sein für alle Entwicklungen!

Habt ihr schon Erfahrungen mit diesem Format gemacht? Vielleicht auch negative? Wir würden uns über einen Austausch freuen – einfach unsere Kommentarfunktion nutzen!

Weitere Einblicke gibts hier:

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